Το 1958, ο Hans Peter Luhn της IBM όρισε το ΒΙ ως “την ικανότητα να αντιλαμβανόμαστε τις σχέσεις μεταξύ των δεδομένων με ένα τρόπο ώστε να κατευθυνόμαστε στο να πράξουμε προς ένα επιθυμητό στόχο” (IBM Journal Oκτ. 1958). Προκειμένου να αντιληφθούν αυτούς τους στόχους, τα νομικά τμήμα και οι νομικές εταιρίες πρέπει να έχουν πρόσβαση σε πραγματικό χρόνο σε συστήματα ΒΙ και στα ενοποιημένα δεδομένα αυτών. Τα νομικά τμήματα σήμερα πρέπει ενσωματώνουν συστήματα e-billing, matter management και αναφορών έτσι ώστε να μεγιστοποιούν την αποτελεσματικότητα των δεδομένων τους. Ο Craig Raeburn της TyMetrix, εταιρίας που προσφέρει web-based λύσεις σε εταιρίες με νομικά τμήματα, αναγνωρίζει ότι η τεχνολογία δεν υποκαθιστά την γνώση, το ένστικτο, και την ικανότητα των δικηγόρων ή των άλλων επαγγελματιών του νομικού κλάδου, καθώς αυτά τα συστατικά δεν είναι δυνατόν να αναπαραχθούν από την τεχνολογία και από μια συσκευή. Ωστόσο, την ίδια στιγμή συνδυάζονται και αξιοποιούνται τόσο οι αρετές του ανθρώπου-ειδικού αλλά και του συστήματος προκειμένου να προκύψει μια σωστή διαδικασία λήψης απόφασης και να ξεπεραστεί η πρόκληση του εγχειρήματος

Γιατί το ΒΙ είναι τόσο σημαντικό; Μερικοί παράγοντες στον νομικό κλάδο έχουν ωθήσει αυτήν την μετακίνηση προς το ΒΙ κυρίως γιατί υπήρχαν πολλοί περιορισμοί ως προς την συλλογή, την μορφοποίηση, την δόμηση και την πρόσβαση σε δεδομένα έτσι ώστε να έχουμε μια πιο ολοκληρωμένη άποψη του θέματος.

Αρχικά, τα εταιρικά νομικά τμήματα έχουν ανακτήσει τον έλεγχο από τις νομικές εταιρίες όσον αφορά τα νομικά θέματα. Χαρακτηριστικό παράδειγμα είναι ο τρόπος με τον οποίο τα τμήματα αυτά ελέγχουν τις τριμερείς σχέσεις μεταξύ των πελατών, των νομικών εταιριών και των τρίτων. Καθώς τα νομικά τμήματα θεσπίζουν, με αυξανόμενο ρυθμό, τέλη προκειμένου να προβλέπουν και να ελέγχουν τα κόστη, πρέπει να έχουν αντικειμενικά δεδομένα για να διαπραγματευτούν τα ποσά αυτά το ίδιο πρέπει να κάνουν και οι νομικές εταιρίες για να ακολουθήσουν τις εξελίξεις. Ενώ τα νομικά τμήματα κρατούν τα ηνία αυτής της σχέσης, οι εταιρίες πρέπει να δεσμευτούν στο να κάνουν ορθολογικούς υπολογισμούς για να προσδιορίσουν τα κατώτατα όρια (σε σχέση με τις αποζημειώσεις και τις υπηρεσίες)  τα οποία είναι ικανές να δεχτούν.Επίσης, ένα ολοκληρωμένο σύστημα ΒΙ οδηγεί σε πιο σωστές διαδικασίες λήψης απόφασης. Τα νομικά τμήματα είναι πιο έτοιμα έτσι να αποτιμήσουν και να διαχειριστούν τα ρίσκα. Μπορούν να συγκρίνουν πόσο αποτελεσματικοί είναι οι δικηγόροι που διαθέτουν ξεχωριστά τόσο ενδοεταιρικά αλλά και από άλλες εταιρίες. Η εξοικονόμηση που μπορεί να πραγματοποιηθεί, ως αποτέλεσμα της εποπτείας που παρέχει η ενσωμάτωση της ηλεκτρονικής τιμολόγησης και διαχείρισης της ύλης μπορεί να είναι προφανής.

Τα νομικά τμήματα έχουν αντιληφθεί ότι συνδυάζοντας αυτά τα δύο συστήματα μπορούν να εξοικονομήσουν 5-15% από τα νομικά τέλη μόνο με την διαδικασία της ταυτοποίησης και ελέγχου ακρίβειας και συμμόρφωσης ενώ το συνολικό όφελος μπορεί σε ορισμένες περιπτώσεις να φθάσει και το 50%. Αυτό γίνεται καλύτερο κατανοητό όταν θεωρήσουμε σαν θεμέλιο λίθο της επιτυχίας την δυνατότητα να λαμβάνονται άμεσα οι αποφάσεις, ενώ η δυνατότητα να κατανείμουμε το ποσό που εξοικονομούμε στις πρώτες προτεραιότητες μας κάνει την επιχείρηση ακόμα πιο ευπροσάρμοστη.

Πως να αξιοποιήσεις το σύστημα ΒΙ;

Σύμφωνα με τον Raeburn τα νομικά τμήματα και οι νομικές εταιρίες πρέπει να προσδοκούν τα εξής από το e-billing και το matter management:

1. Δομημένη, λεπτομερής συλλογή δεδομένων. Αυτό συνεπάγεται μεγάλο ποσοστό λεπτομέρειας-κωδικοί πελατών, ωρομίσθια, ώρες εργασίες κ.α.- που μπορεί να οδηγήσει σε αντικειμενικές αποφάσεις που επιβεβαιώνονται και από την διαίσθηση των ειδικών και την υποκειμενική γνώμη τους. Τα δεδομένα που προκύπτουν εμφανίζονται σε dashboards που διευκολύνουν την ανάλυση.
2. Επιβολής της πολιτικής. Προκειμένου να εξασφαλιστεί η ακεραιότητα των δεδομένων, οι μέτοχοι θα πρέπει να εξετάσουν το ενδεχόμενο διορισμού ενός ελεγκτή για να επιβλέπει την εισαγωγή δεδομένων.
3. Εκπαίδευση και υποστήριξη. Μια ισχυρή πλατφόρμα ΒΙ πιθανόν θα παράγει σετ δεδομένων που είναι πολύ μεγαλύτερα από τα υποκείμενα υπό εξέταση. Τα νομικά τμήματα αναμένουν τους παροχείς της εφαρμογής να τους βοηθήσουν να αναγνωρίσουν και να αναπτύξουν τις διαδικασίες για τα analytics. Αυτό απαιτεί βαθιά γνώση της βιομηχανίας προκειμένου να προκύψει αξιόπιστο αποτέλεσμα. Όταν έχουμε να κάνουμε με την κατανόηση των δεδομένων, συγκεκριμένοι κλάδοι-μεταξύ των οποίων δεν είναι ο νομικός κλάδος- είναι καλύτεροι από άλλους. Για παράδειγμα, ο κλάδος των χρηματοοικονομικών, όπου επιβιώνουν μόνο οι εταιρίες που έχουν καλή ακρίβεια στα δεδομένα. Ο πάροχος πρέπει όχι μόνο να διασφαλίζει ότι τα νομικά τμήματα παίρνουν τα δεδομένα και τις πληροφορίες που ψάχνουν αλλά και το τι θέλουν να επιτύχουν με την πληροφορία.